記念品やノベルティに沿える送付状にはどんなことを書けばいい？例文も併せてご紹介！

学校や職場などで、さまざまな行事に合わせて記念品やノベルティを送る時、送付状を添付するか、また何を書けばいいか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
特に目上の方や外部に向けたものであれば、不備はないか不安になりがちです。
そこで今回は、ノベルティや送付状に書く文章の例も併せて送付状について解説します。

□記念品やノベルティに送付状は必要？

記念品・ノベルティにつける送付状は必須ではありません。
記念品やノベルティにメッセージが必要とされる理由は、メッセージを添えることで相手に感謝や労いが伝わりやすくなるからです。
礼儀として送付状をつけることもありますが、贈る側の気持ちを表すツールであることを覚えておいてください。

送付状をつける記念品も贈る相手によって変わってきます。
以下のような相手には、記念品は送付状を添えて渡すのが一般的です。

・取引先やお客様(感謝の気持ち)
・社員やスタッフ(労いの気持ち)
・定年退職の方(労いと感謝)
・卒業生(お祝い)

メッセージには、「どういった目的で」「どのような気持ちを込めて」記念品を贈るかを明示することで、相手に明確に気持ちが伝わります。

□送付状に書く時のポイント

上記で送付状は気持ちを綴ることが大切と紹介しましたが、だからといって自由に気持ちを綴るのは少しためらわれますよね。
ここからは送付状を書く時のルールをご紹介しますので、ルールを踏まえて誰もが良い気持ちで受け取れる送付状を作りましょう。

＊忌み言葉を使わない

「倒れる、つぶれる、閉じる、赤字、負債、崩れる」などの、縁起が悪いとされる言葉は縁起が良い場面では使わないようにするのが基本です。
冠婚葬祭に限らず、感謝やお祝いの気持ちを表す送付状にも忌み言葉は使わないようにしましょう。

＊ビジネス文書のマナーを意識する

頭語と結語(拝啓・敬具、謹啓・敬白など)をつける、時候の挨拶から始める、相手の発展や健康を願う文章を添えるなど、ビジネス文書には独特のルールが存在します。
相手に失礼のない言葉遣いで、ビジネス文書のマナーを意識して送付状を書くことが大切です。

＊文章を簡潔に書く

送付状に気持ちを込めるのは大切ですが、相手に送付状を読んでもらうこと＝読む時間をいただくことと考えると、だらだらと文章を書くことは望ましいことではありません。
何度か添削して、簡潔な文章を目指してください。

□まとめ

記念品やノベルティに添える送付状は、贈る相手に気持ちを伝えるための大切な手段です。
送付状は必須ではありませんが、礼儀として添えるだけでなく気持ちを伝えるためのツールという意識を持って送付状を書きましょう。
送付状は、忌み言葉を使わないこと、ビジネス文書のマナーを意識して文章を簡潔に書くことを意識してみてください。